Optimizar la Gestión de Activos IT. Eficiencia, costos reducidos y eliminación de recursos fantasma. Aquí te lo contamos.
El Costo Fantasma de los Activos IT: Un Enemigo Silencioso
La gestión ineficiente de activos IT puede representar una pérdida significativa para las empresas. Según diversos estudios en la industria, hasta un 30% del presupuesto TI puede desperdiciarse en licencias sin uso, hardware obsoleto y servicios cloud redundantes. Este desperdicio continuará en aumento si las empresas no implementan estrategias de optimización.
La clave no está en gastar más, sino en convertir la gestión de activos IT en un pilar estratégico. ¿Cómo? Aplicando estas cinco estrategias probadas para reducir costos y fortalecer la eficiencia operativa.
5 Pilares para Dominar la Gestión de Activos IT en 2024
1. Inventario Automatizado: La Base del ITAM
Automatizar el inventario IT puede reducir significativamente errores humanos y mejorar la visibilidad de los activos. Herramientas como ServiceNow, Lansweeper o Microsoft Endpoint Manager permiten rastrear activos en tiempo real mediante sensores IoT, RFID y agentes de software.
2. Auditorías IT: Caza los Agujeros Negros
El software subutilizado y la redundancia en licencias pueden generar costos ocultos innecesarios. Realizar auditorías periódicas ayuda a identificar oportunidades de ahorro, optimización y cumplimiento normativo.
Acciones clave:
- Elimina duplicados (por ejemplo, varias suscripciones a Microsoft 365 en distintos departamentos).
- Renegocia contratos cloud con base en datos de consumo real, utilizando herramientas como AWS Cost Explorer o Azure Cost Management.
- Monitorea el uso de SaaS con plataformas como Zluri o Torii.
Caso de éxito:
Un retailer logró ahorrar más de $80,000 al año eliminando licencias redundantes de software creativo y optimizando sus suscripciones en la nube.
3. Ciclo de Vida vs. Costo Total
El costo de mantenimiento de hardware y software aumenta con el tiempo. Estudios de la industria han demostrado que servidores de más de 5 años pueden incrementar sus costos operativos de manera exponencial debido a fallas y obsolescencia.
Estrategias clave:
- Implementar alertas automáticas para renovar licencias antes de su vencimiento.
- Retirar hardware obsoleto y migrar a soluciones en la nube o equipos de bajo consumo energético.
- Usar inteligencia artificial para predecir fallas y programar mantenimientos preventivos.
4. Autoservicio: Empleados como Aliados
Un alto porcentaje de los empleados prefiere resolver problemas de IT sin depender del soporte técnico. Implementar herramientas de autoservicio no solo mejora la experiencia del usuario, sino que también reduce costos operativos.
Implementación recomendada:
- Portales self-service para que los empleados consulten sus activos asignados.
- Bots conversacionales para tareas como reseteo de contraseñas.
Bases de conocimiento con guías y tutoriales sobre el uso de herramientas IT.
Impacto esperado:
- Reducción de hasta un 30% en tickets de soporte.
- Mayor productividad de los equipos internos.
5. ITAM + IA: La Combinación que Multiplica el ROI
La inteligencia artificial está revolucionando la gestión de activos IT. Se estima que, en los próximos años, más del 40% de las decisiones relacionadas con ITAM estarán automatizadas con IA.
Tecnologías clave:
- Machine Learning para predecir fallas y optimizar mantenimientos.
- Blockchain para la trazabilidad de activos tecnológicos.
- IA Generativa para la creación de informes automatizados y estrategias de optimización.
Checklist: 5 Acciones para Implementar Hoy
- Automatiza el inventario con herramientas IoT o software de gestión.
- Audita licencias y servicios cloud cada 90 días.
- Habilita un portal de autoservicio con chatbots y bases de conocimiento.
- Planifica la renovación y retiro de hardware obsoleto.
- Capacita a tu equipo en nuevas tecnologías de ITAM basadas en IA.
Conclusión: ITAM No Es un Gasto, Es Tu Mejor Inversión
Las empresas que optimizan la gestión de activos IT logran:
✅ Reducción de costos operativos en pocos meses.
✅ Cumplimiento normativo con estándares como ISO 19770.
✅ Mayor seguridad y prevención de riesgos tecnológicos.
Invertir en ITAM no solo reduce costos, sino que también permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
