En resumen:
Todo equipo, software o sistema que usas para operar es un activo IT. Si no sabes cuántos tienes, en qué estado están o quién los usa, estás perdiendo control, dinero y seguridad. Llevar un inventario detallado no es opcional: es clave para que el área TI funcione bien y proteja a la empresa.
¿Qué es un activo IT?
Un activo IT (IT Asset) es cualquier recurso tecnológico que tenga valor para la empresa y sea usado para operar, procesar información o conectar servicios.
Incluye:
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Hardware: notebooks, servidores, routers, tablets.
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Software: sistemas operativos, CRM, antivirus, licencias SaaS.
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☁️ Activos virtuales: máquinas virtuales, contenedores, servicios cloud.
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Periféricos: teclados, impresoras, proyectores, discos externos.
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Infraestructura de red: firewalls, switches, puntos de acceso.
Si tiene un costo, requiere gestión o implica riesgo… es un activo IT.
¿Por qué es clave inventariarlos?
Porque lo que no se registra, no se controla.
Y lo que no se controla, cuesta caro.
No tener un inventario claro de activos IT genera:
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Duplicación de compras por desconocer lo que ya hay.
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Licencias vencidas o sin renovar, con riesgos legales.
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Pérdida de equipos o mal uso por falta de asignación clara.
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Vulnerabilidades no corregidas por falta de visibilidad.
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Dificultad para responder ante auditorías o incidentes.
Un inventario bien hecho te da:
✔️ Control
✔️ Orden
✔️ Ahorro
✔️ Visibilidad para tomar decisiones inteligentes
¿Qué información debería tener?
Un inventario no es una simple lista: es una fuente estratégica de datos.
Por cada activo, incluye:
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Código de identificación (interno o serial)
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Usuario responsable
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Ubicación actual
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Fecha de compra y proveedor
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Garantía, estado y valor estimado
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Licencias asociadas (para software)
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Historial de uso, fallas o mantenimientos
¿La clave? Tener todo en un solo lugar, actualizado y accesible.
¿Qué herramientas puedes usar?
Puedes partir con una hoja estructurada, pero a medida que creces, eso no basta.
Lo ideal es contar con herramientas especializadas.
Plataformas recomendadas:
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Snipe-IT: ideal para pymes, simple y efectiva.
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GLPI: solución completa, open source.
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ServiceNow: robusta, para empresas grandes.
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ManageEngine AssetExplorer: enfocada en control detallado y reportes.
Estas plataformas permiten:
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Registrar activos automáticamente.
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Emitir alertas por vencimientos.
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Generar reportes para auditorías.
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Controlar asignaciones y movimientos.
¿Qué pasa si no haces nada?
Tu empresa queda expuesta.
Y no se trata solo de desorden.
Sin gestión de activos IT puedes enfrentar:
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Fallas técnicas imprevistas que detienen operaciones.
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Sanciones legales por software sin licencia.
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Fugas de información por dispositivos extraviados.
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Sobrecostos por no saber qué equipos necesitas realmente.
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Desgaste interno por falta de control o trazabilidad.
Es decir: pierdes tiempo, dinero y reputación.
¿Quién debería encargarse?
La responsabilidad es del área TI, pero requiere colaboración con RRHH, Finanzas y Operaciones.
Ejemplo:
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RRHH informa ingresos y salidas de personal → TI actualiza asignaciones.
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Compras registra adquisiciones → TI agrega al inventario.
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Seguridad TI cruza el inventario con políticas de uso.
La gestión de activos IT debe estar integrada a la operación diaria.
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En resumen
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Los activos IT son más que equipos: son parte crítica de tu operación.
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Tenerlos identificados, actualizados y controlados permite operar con eficiencia.
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Un inventario bien gestionado reduce costos, previene fallos y protege tu infraestructura.
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No es solo una buena práctica: es una necesidad operativa y de seguridad.
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