Una de las fallas más silenciosas —y peligrosas— en la gestión de tecnologías empresariales es la mala administración de permisos de acceso. Parece algo menor, pero cuando un ex empleado sigue entrando a sistemas críticos, o cuando un nuevo colaborador no puede iniciar su trabajo porque no tiene los accesos configurados, los costos se multiplican: pérdida de productividad, fugas de información y errores operativos.
Este problema no solo ocurre en grandes corporaciones. Muchas pymes en Chile tienen políticas poco claras, accesos compartidos o cuentas sin control, lo que representa un riesgo real para la continuidad operativa.
En este artículo, explicamos por qué la gestión de accesos es clave, cuáles son los errores más comunes y cómo solucionarlos de forma efectiva.
¿Qué es la gestión de accesos en TI?
Se refiere al proceso de asignar, modificar y revocar los permisos que permiten a una persona utilizar los sistemas, carpetas, correos, servidores o plataformas digitales de una empresa. Esto puede incluir:
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Accesos a correos corporativos.
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Permisos para entrar a sistemas de ventas, contabilidad o RR.HH.
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Accesos a servidores o escritorios remotos.
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Autorizaciones para usar impresoras, carpetas compartidas o VPN.
Cuando este proceso no está bien gestionado, se producen errores operativos y brechas de seguridad.
Errores comunes que ponen en riesgo a tu empresa
1. Cuentas activas de ex empleados
Es un riesgo mayor y muy común. Personas que ya no pertenecen a la empresa, pero aún tienen acceso a correos, archivos o plataformas sensibles.
2. Accesos compartidos entre colaboradores
Cuando se usan cuentas genéricas o se comparten contraseñas, se pierde el control de quién hizo qué, y aumenta la exposición a errores o sabotajes.
3. Ausencia de niveles de permisos
Todos tienen acceso a todo, aunque no lo necesiten. Esto genera caos en la gestión de datos, errores y mayor exposición a ciberataques internos o externos.
4. Falta de revocación automática
No se eliminan los permisos cuando una persona cambia de área o de rol. Esto genera redundancias y acceso innecesario a información sensible.
5. Cero visibilidad sobre el acceso real
No se sabe qué usuario tiene acceso a qué sistema, lo que impide reaccionar ante una alerta o detectar abusos.
¿Por qué este problema es tan frecuente?
Porque muchas empresas no tienen procedimientos establecidos ni responsables designados para gestionar estos accesos. En muchos casos, los permisos se otorgan “a la rápida”, se modifican de forma manual, y no se actualizan tras cambios en la estructura interna.
A medida que la empresa crece, estos errores se acumulan y explotan justo en el peor momento: una auditoría, una rotación de personal o un incidente de seguridad.
Cómo evitarlo: prácticas efectivas para una gestión segura
✅ Definir un protocolo de accesos y salidas
Todo ingreso debe estar vinculado a un proceso formal que determine qué accesos necesita un cargo y cómo se otorgan.
✅ Implementar roles por perfil
No todos necesitan todo. Establece perfiles de acceso según funciones: ventas, administración, soporte, etc.
✅ Auditorías periódicas
Revisa cada tres o seis meses los accesos activos y elimina los que ya no correspondan.
✅ Evitar cuentas compartidas
Cada persona debe tener su propio usuario y contraseña, con trazabilidad de acciones.
✅ Usar herramientas de control de acceso
Plataformas como Active Directory, Google Workspace o soluciones más robustas permiten administrar accesos de forma centralizada y segura.
¿Qué pasa si ya tengo un desorden de accesos?
No es tarde. Se puede iniciar con una auditoría inicial que revise todos los accesos activos, quién los tiene, qué sistemas están involucrados y qué riesgos representa mantenerlos así. A partir de eso, se puede construir una política de accesos clara y segura.
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